アナログでタスクシュートを始めた件（2）
みなさんこんにちは、東洋の片隅より愛をこめて。トム・ヤムクンです。
前回は「タスクシュートというタスク管理ツールを使い始めたけど挫折したので、同じことをアナログでやってみたよ」というお話をさせていただきました。
今回は、自己流で制作している（というか、ほとんどノートのページに表を書いているだけですが）アナログ版のタスクシュートに関して、詳細をお話していきたいと思います。
アナログ版タスクシュートの使い方
タスクとスケジュールの終了予定時刻を把握する
このアナログ版タスクシュートは、物理的な構造としてははなはだ単純で、ノートのページに表をつくるだけです。
縦軸にはその日に予定されているタスク
横軸にはそれぞれの見積もり時間（清掃に40分、その日の予定を立てるのに30分、など）
を書いていきます。
このシーンではまず、その日のスケジュール（時刻が決まっている仕事）とタスク（その日のうちならいつやってもいい仕事）をすべて書き出します。
そして、それぞれで見積もり時間を割り当てていきます。
見積もり時間の割り当て
次にやることは、それぞれのタスクに対して「これを終わらせるにはこのくらいの時間がかかるだろうな」という見積もり時間を割り当てていくことです。
たとえば、今日のタスクをすべて終わらせるのに500分かかるとしましょう。
そのほかに30分程度で終わるアポイント（すなわちスケジュール）が2件入っていたら、これのみで60分を使いますので、今日の仕事は最初のタスク（もしくはスケジュール）に取り掛かっていから530分後に終わると予想できるわけです（もちろん、休憩時間もスケジュールとして扱います）。
しかし、退社時刻がいまから500分後だとしましょう。すると、30分の残業が発生する可能性が高いことがこの時点でわかるわけです。
まあこの時点でそう判断したからといって、すぐになにかするわけではありません。
肝心なのはここからです。
実施の優先順位をつける
ここでは、各タスクを実施する優先順位を決めていきます。
優先順位をつける際に僕が設けている基準については、以前、以下の記事でお話ししました。
タスクを実施しながら、見積もり時間を変化させていく
ここからいよいよタスクそのものにとりかかるわけですが、各タスクを実施したら、
・必ずその終了時刻を記録し、
・また、見積もり時間と退社までの残り時間を更新
していきます。
先程の例では、業務終了までの見積もり時間（すなわち、各タスクにかかる時間の合計）が530分であったのに対して、定時が500分後でした。
しかし、最初のタスク（見積もり時間1時間）が、幸運にも40分で終わったとしたらどうでしょう？
このように、残りの見積もり時間が470分なのに対して、残りの実際の手持ち時間は460分となり、その差（予想残業時間）は、最初の段階では30分間だったところ、10分間に縮まっている、というわけです。
次に実施する順番を割り振っていきます。これは、基本的に「早く済ませないとまずいもの」→「時間がかかりそうなもの」→「その他」の順に実行していくとよいでしょう。
もちろん、逆に見積もり時間より実際にかかる時間が多い、という場合もありえます。
実際にかかった時間が60分であったとしても、あらかじめ計画した見積もり時間が45分だった場合、45分しか引いてはいけません。
残り時間を修正していく
上記でおこなったように、このシステムを活かすには「実際にはどのくらいの時間が残っているのか」ということを把握しておかなければいけません。たとえば退社時刻が18時ちょうどで、現時点での時刻が15：20であれば、現時点での残り時間は2時間40分（160分）となるのです。
今日は定時前に仕事が終わりそうなのか、あるいは残業になってしまいそうなのか、そうだとすれば何分程度の残業が発生しそうなのか、ということは、この時点でふたたび、高い精度で把握することができるというわけです。
もちろん理想をいえば「常に」「1分ごとに」「リアルタイムで」定時までの時間と、残ったタスクの消化にかかる見積もり上での時間の両方を把握しておきたいのですが、手書きだとそうもいきません（本家のタスクシュートも、おそらくそのような仕様にはなっていないはずです。
「そもそもそこまで面倒なことをして、手書きでやる意味があるのか」と言われてしまいそうですが、
・余計なソフト・アプリケーションをいじると周りの目が気になる
・自分専用のPCが職場にない
・それほど長時間、PCの前に張り付いていられるわけではない
などという状況にある方に非常におすすめです。
ぜひぜひ試してみてください。トム・ヤムクンでした。
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