仕事が早く終わる！　タスク処理の優先順位

世界の果てまでこんにちは。あなたの街の文系男子、トム・ヤムクンです。

みなさん、手帳を活用されていますか？

手帳といっても、個人によってその捉え方はさまざまで、単にスケジュールだけを書き込んでいる人もいれば、日記として使う人もいるなど、多くの使い方がありますよね（というお話を以前、しましたよね）。

さて、しかしながらぜひおすすめしたいのが、手帳でタスク管理をする方法です。アポなどの日時が決まっている予定だけでなく、「申し込み用紙に必要事項を書いてポストに入れる」などの「締切までにいつやってもいいこと」は、誰しも抱えていることでしょう。このような「タスク」も手帳（やサブのメモ帳）で管理することによって、より、効率的な生活を送ることができ、生産性を高めることができるのです。

しかし、タスクはいつ、どこでやるかということを他者に強制されないため、「どのような順番でやればいいか」ということが悩みのタネです。締切はやっぱり多くの場合、存在するわけですからね。

そこで今回は、僕が手帳を使ってタスクをどのような優先順位で消化しているのか、ということをお伝えしたいと思います。

僕が実際に使っている優先順位のつけ方

その優先順位が以下です。ちなみに、これは「その日1日の仕事のタスクをいかに消化するか」という観点で作った基準ですので、数ヶ月とか数年とかのスパンで実施するタスクやプロジェクトに関しては、また違う順番でやっているかもしれません。

1.締切が近々に来るもの
2.待ちが発生するもの
3.やりはじめたり、調べたりしないと詳細がわからないもの
4.上記にはあてはまらないものの、移動をともなうもの
5.あとになってからではやりづらくなるもの
6.上記以外

順に解説していきましょう。

1. 締切が近々に来る

数分後に何らかの質問への返事を上司にしなくてはいけない、とか、クレームの電話がかかってきて保留になっているとか、とにかく急ぎで対応が必要なものです。そもそも、このレベルのタスクというのはえてして想定外のものですので、そもそも普段から発生しないようにしておくことが重要です。
（上司にあえて迷惑をかけたい、などの特殊な意図がない限り）この、締切が近々に来るタスクを最優先にしない、という選択肢はたぶん誰にとってもありえないでしょう。

2. 待ちが発生する

たとえば同僚になにかの作業を依頼するとか、電話をおそらくとらない顧客に電話をかける、など、最初のアクションのあとに、他者の反応を待たなくてはいけないようなたぐいのタスクです。

このほかにも、パソコンのOSの更新とか、業者に見積もりを依頼する、などもこれに含まれます。とにかく、その最初のアクションをおこなったら、そのあとなにもできることはなく一定時間またなくてはいけません。そうなると、早いうちにその最初のアクションをおこなっておけば、待っている間にほかのタスクに手を付けることができるわけです。

また、待ち時間が何分かかるかわからない、という意味でも、早めに始めるに越したことはないでしょう。

ちなみに、長い待ち時間には読書がオススメ

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3.やりはじめたり、調べたりしないと詳細がわからないもの

こちらは、「タスクの分解」をすぐにはできない、というパターンです。

たとえば、「ある荷物を自分のA支店からB支店まで運ぶように」という指示を上司から受けたとすると、以下のことを調べなくてはいけないでしょう。

・荷物の量はどのくらいか、1人で運べるのか（あまりに多いなら車が必要）
・1人で運べるとすると、どの電車で行くのが効率がいいのか
・自分の支店には何時に戻ってこなくてはいけないのか

などなど。

これは、まずタスクの内容からよくわかっていない状態ですので、たとえば「荷物の量があまりに多いのに自分一人で運ばなくてはいけない」事態とか、「B支店まで行くための電車は３時間後しか出ない（どちらか一方がとてつもない田舎であれば）」なんていう事態も想定されます。

ですから、まず「どのようなタスクが発生するか」ということからして早めに調べておかないと、手遅れになることもありうるのです。

4.上記にはあてはまらないものの、移動をともなうもの

締切もそこまで近々ではないし、待ちも発生しないし、やるべきタスクの調べもついているんだけれども、

・会議室でないとできない
・用がある相手の部署まで行かなくてはいけない

など、移動が必要なタスクってありますよね。

僕の場合、こういったものも優先して実施するようにしています。職場環境にもよるのでしょうが、自分から遠い場所ほどコントロールしづらく、後回しにしてはタスクが実施しづらくなる、ということも多いですので、早めに済ませることをおすすめします。

5.あとになってからではやりづらくなるもの

これも上記の「4.」と似た理由で早めに実施するたぐいのタスクです。

たとえば会議室の掃除をしなくてはいけないけれど、午後からはそこで会議の予定が目白押し、なんていう状況であれば間違いなく午前中に済ませたほうが有利ですよね。

そのほかにも、お客さんが夜に多く来る店舗で、店内の壁のポスターを貼り替えたい、なんていう場合も明らかに夜が来る前に済ませたほうがよいでしょう。

このようなタスクは、タイミングを工夫するだけでかかる労力が段違いに少なくなりますので、ぜひ早めに済ませるようにしてください。

6.上記以外

上記に当てはまらないもの――言い換えれば、締切日も遠く、待ちも発生せず、そして詳細も把握しており移動の必要もなく、あとになってもやりやすさは変わらないタスク――このようなものは、タスクを的確に管理したいあなたにとってはまさにネギを背負った鴨！　いくらでも後回しにして差し支えありません。1.～5.のタスクを適切なタイミングで処理したあなたにはたいてい、この6.のタスクを悠々と済ませる時間が与えられていることでしょう。