GTD方式のタスク管理がエクセルでうまくいかないわけ 前編

今夜、宇宙の片隅からこんばんは。あなたの街の文系男子、トム・ヤムクンです。

今日はGTDのお話。

GTDってめんどくさい

GTDというのは、「やるべきことをすべて書き出し、それを『どういった場面で実施するか』という観点から分類して、『いまやるべきことに集中しようぜ』というタスク管理手法」のことです。

このGTDは、うまく扱うことができれば、生活のあらゆる場面でタスクの消化を強力にサポートしてくれるツールとなりうるのですが、しかし、いかんせん、作業量が多すぎて面倒くさい、という大きな欠点があるのです。

その件は、何度かこのブログでも取り上げていますよね。

Inboxの中身がなかなか減らない病への対策

トラベラーズノートパスポートサイズとダイソーのパスポートノートでアナログGTDが捗る

それを解消するのがエクセル！　だったはずが……

そこで、満を持して僕が導入したのがエクセルです。みんなになじみのある非常にオーソドックスなこのエクセルというツールを使って、僕はこのGTDの面倒臭さを克服しようとこころみました。

それは、エクセルの並べ替え機能に期待してのことです。

2週間で挫折した！

しかし、僕のこの試みは約2週間という短さで終わりを告げました。エクセルを使ってもこのGTDの面倒臭さは克服できないどころか、さらなる問題を引き起こしてしまったのです。

エクセルでやっていた方式

エクセルにタスクを入力し、コンテクストごとにソート
エクセルのA列に、列方向（タテ方向）に、タスクをひたすら入力していきます。

そして、B列にコンテクストを入力していきます。

入力したら、エクセルの並べ替え機能を使ってソート。

ココドリでプリントアウトし、その進捗や分解、そしてあらたに入ったタスクを手帳に書き込む

「ココドリ」は、いぜんご紹介しましたが、レシートロールのような感熱紙にプリントできるミニプリンターで、キングジムから発売されているものです。

キングジムの「ココドリ」は手帳の可能性をさらに広げてくれる万能ツールです

ここからはいったん、紙ベースでの管理に移ります、出先でいちいちパソコンを開けませんし、バスで立ったままでもタスク管理したいということは多いですからね。

それをエクセルに出力し、またソート

そして1日、あるいは1週間単位など決まった間隔で、紙に書いた内容をエクセルに反映していきます。

●実施したタスク　→C列を「ステータス」の列として、それを「実施済」にする
●あらたに入ったタスク→前回と同じように「inbox」のシートに入力し、同じように処理していく

という感じです。

以上の内容が完了したら、またタスクをコンテクストに分け、並べ替えをして、コンテクストごとにプリントアウトして手帳に貼る、ということを繰り返していくわけです。

しかし、（繰り返しますが）この試みはわずか2週間で挫折してしまったわけですね。

その問題点

さて、この手の込んだ手法がなぜ、短い期間で挫折してしまったのか、ということを検証していきます。

プロジェクトとリスト、両方にタスクが残ってほしいが、並び替えを繰り返すしかない

最初の理由はこちら。

あるプロジェクトに属するタスクというのは、当然ながら、そのプロジェクトのひとつとして全体の進捗状況などとともに把握したいわけですが、一方でコンテクストごとに把握したい、という需要もあります。

「パソコンを買う」というプロジェクトには「買いたい機種の目星をつける」というタスクと「家電量販店にリサーチしにいく」というタスクがあるわけですが、前者は家でも電車でもスマホでできますし、後者は「外出」や「買い物」というコンテクストにおいてしかできません。

すなわち、プロジェクトにおけるタスクとコンテクストにおけるタスクの両方をチェックしたいわけですが、それは並べ替え機能を繰り返し使うしか手はなく、非常に煩雑だったわけです。

プロジェクトを基準として並べ替えた場合はそれが「次にやる」ものなのか「考える」ものなのかわかりづらいし（コンテクストの混乱）、コンテクストに従って並び替えた場合は「旅行の準備」に属するものなのか、「英語の勉強」に属するものなのか、だんだんわからなくなってくるのですね（プロジェクトの混乱）。

どないすんねん。

というわけで、次回はこれを、VBAという手法を使っていかに解決するのか、ということをお話ししていきます。

トム・ヤムクンでした。