常に気にしていなくてはいけない、という種類のタスク

みなさんこんにちは、あなたの街の文系男子トム・ヤムクンです。

この世の中にはありとあらゆる種類のタスクがあふれていますが、今回はその中でも最も厄介な部類のタスクについてお話ししたいと思います 。

それは何かと言えば、「いつも警戒しなくてはいけない」というタイプのタスクです。

いつも警戒してなくてはいけないというのは、たとえばこういうことです。

「いつお客さんからメールが来るかわからなくて、メールが来たら即座に返信しなければいけない」だとか、

「他のスタッフの仕事がある程度まで進捗があった時点で、自分がすぐ、それに手を加えなければいけない」とか。

つまり、「仕事を始めるタイミングを相手に委ねなければならない上に、いざそれが起こったら自分がすぐに反応しなければならないため、結果的に、常にそのことを気にして警戒していなくてはならないとい、というのがこの類のタスクの特徴なのです。

こういうものがひとつでもあると、他の仕事に割くべき集中力が削がれたり、かつ結果的には飛び込みタスクと同じような状況になるので異常に他のタスクを圧迫してしまいますよね。

また、常に気にしていなくてはいけないということは、逆に「うっかり忘れてしまいやすい」ということでもあります。

実際にそのタスクをスタートできるタイミングは、ほぼほぼ一瞬なうえ、待っている間は他の仕事をやっていなくてはならないので、その他の仕事に気を取られて忘れてしまいやすいのです。

これを適切に処理するにはどうすればいいのでしょう？ ひとつの方法としては、「数日から数ヶ月おきぐらいに、事態が進展していないかチェックする」ということです。

具体的には、それをチェックするというタスクをスケジュールに書くということになるでしょう。 どのくらいのスパンでチェックの作業をおこなうのか、というのはもちろん仕事の性質にもよります。

なかには1日のうちに数回、このタスクを入れなくてはならない場合もあるでしょう。

これをやるだけで「常に気にしている」から「スケジュールにそれが書かれているタイミングでチェックし、実行する」というタスクに変換できるので、脳に与える負荷は劇的に下がります。

また、我々は自覚せずにこのような「常に気にしなくてはいけないタスク」を抱え込みがちなのですが、そのことはかなり大きく仕事のパフォーマンスを下げていると思われます。

そういったものを「スケジュールに同じ文言を複数回書く」という行為に変換するだけで仕事全体にかかる負荷を小さくし、パフォーマンスを上げることができるのではないでしょうか。

以上、「常に気にしなくてはいけないタスク」の対処法についてお話ししました。

トム・ヤムクンでした。