スマホ時代の手帳の役割
toodledo導入をキッカケにしたトム・ヤムクンの情報改革
みなさんこんにちは、あなたの街の平成最後の文系男子・トム・ヤムクンです。
さいきん、自分の手帳事情がけっこう変わったので、今日はその一連の「改革」の概要に関して詳しくお伝えしようと思います。
何が変わったかというと、タスク管理アプリ「Toodledo」を導入したのをキッカケに、手帳で管理していたさまざまな種類の情報を次々とデジタルデータに「アウトソーシング」をおこなうようになったのです。
いったいどのような変化があったのかということをお伝えするとともに、トム・ヤムクンはスマホ時代に、どのように手帳と向き合っていくべきなのか、ということについてお伝えしようと思います。
手帳の機能を次々とデジタル化
これまで、トム・ヤムクンが手帳に書いていた内容としては、
・テータ・記録
・スケジュール
・タスク
のおもに3種類があります。
データ・記録
データ・記録は、たとえば携帯電話の契約をする際に、スタッフの人と話した内容のメモだとか、旅行をする際のざっくりしたプランなどです。
スケジュール
スケジュールはおもにアポイントメントを指します。仕事の出勤予定とか、人と会う約束などの「アポイントメント」、GTD的に言うと「第一領域」とほぼ重なるものであり、次のような特徴を持ちます。
・実施する時刻や場所が決まっている
・実施しないと他者に迷惑をかけたり、自身の信用を落とす
そもそもこれまで、どうしてそれをしなかったのか
しかしながら、当然、以下のような疑問が湧いてきますよね――「そんなにメリットがあるというなら、どうしてこれまで完全デジタルにするのを先延ばししてきたのか」と。
そこには以下のような理由がありました。
１．手書きの手帳のほうがファッションとしてなんとなくカッコいいと感じていたため
２．トラベラーズノートを持っていたので、使わなくなるのはもったいないから
３．仕事中にはスマホをおおっぴらに確認できないから
４．予定を変更した際にその履歴（二重線で消した跡とか）が視認できないと不安だから
このように、さまざまなネックがあったのですが、単なる心理的な障害にとどまらないものとしては、３．と４．が挙げられるでしょう。
３．仕事中にはスマホをおおっぴらに確認できないから
仕事場では、バックヤード的な場所に入ればスマホを確認できないこともないのですが、ふだん仕事をしている場所（お客さんも出入りする場所）にはスマホを持ち出せないため、「手帳に予定を書いておいたほうが安心」という心理がはたらいていたのです。
４．予定を変更した際にその履歴（二重線で消した跡とか）が視認できないと不安だから
そして、４．は、なんらかのアポイントメントをとって、その後、なんらかの事情で変更があったときに、その変更の履歴を残しておきたい、ということです。「自分は10:00から11:00に約束の時刻を移したつもりだったのに、相手は10:00から11:00に移し、そのあと、また10:00に戻したつもりだった」という悲劇は、誰もがいちどは経験したことがあるでしょう。
このような悲劇を防ぐとともに、いざ、相手と話の齟齬が生じたときに、自分を守ってくれるのも「変更の履歴」なのです。
では、どうして今回、それをしたのか
このように多くのメリットがあった紙の手帳なのですが、どうして今回、トム・ヤムクンはそれを捨てる決意をしたのか？
それはこういうことです。
１．Google Home miniの導入をキッカケにタスク管理をデジタルに移行できたため
２．手帳の移行作業を最小限にとどめるため
３．職場でスマホがいじれないのがネックだったが、無視できる程度のデメリットであると気づいたため。
４．変更の履歴が残らないデメリットは、「管理・運用が格段に楽」というメリットで帳消しにできると踏んだため
僕はつい先日、紙の手帳でおこなっていたタスク管理を、紆余曲折を経てToodledoに完全移行しました。
ここにおいて、タスクとスケジュールという手帳におもに書かれる内容のうち、「タスク」が欠落したわけです。
そして ２．手帳の移行作業を最小限にとどめるため という理由ですが、以下の記事のように、紙の手帳である以上はどうしてもいつかページがなくなるわけで、次の手帳に引き継ぎをする「引き継ぎ作業」が発生するわけです。
「そんなのどうせ年に１度なんだから気にすることじゃないでしょ？」と思ったそこのあなた、トム・ヤムクンのメモ魔っぷりをなめちゃいけません。軽く半月に１回です。
しかし、デジタルであればそれも不要です。
３．職場でスマホがいじれないのがネックだったが、無視できる程度のデメリットであると気づいたため。
さて、これについてはどうしたのかといえば、結局は「無視する」という選択をしました。
いきなり自分の予定を確認しなくてはいけない瞬間なんて、まったくないわけではないものの、実はそれほど多くもないのです。
いざ、そんな事態になったところで、バックヤードに行けば自分の予定は確認できるわけですし。
それよりも、デジタルにしたほうのメリットが大きい、と判断したのです。
じゃあ紙の手帳はどう使う？
いやそもそも「手帳を使いたい」のが目的なら、それは手段の目的化に過ぎないから、そんなものむしろ使う必要がないのだ、というご意見もあるでしょう。
たしかに僕は「必要に迫られて」ではなく「単に手帳好きだから」手帳を使おうとしている間は否めません。
それはそれとして、「タスクとスケジュールの両方から解放された手帳」というものには、大きな可能性を感じているのです。
具体的には、タスクやスケジュールを書かなくなったぶん、ページ消費を抑えられるので、これに振り回されていた手帳ライフのあたらしい使い方が実現するかもしれない、ということです。
・同じ1冊の手帳を長いスパンで使うことによって情報を蓄積しやすくなる
・タスクでもなく、あとから参照して具体的なことに役立てるわけでもない情報や感情、感想といったものを書き溜める場にできる
などの可能性が考えられます。
このへんの使い方をどこまで開拓できるか、ということは、追ってレポートしたいと思います。
トム・ヤムクンでした。
