「タスクを先送りするときは分解する」という鉄則
埼玉県の片隅からこんにちは、あなたの街の文系男子、トム・ヤムクンです。
今日は「タスクの先送り」に関してのお話です。
タスクというのは、このブログでもさんざんお話していますが、ひとます「スケジュール」と違って、「いつかやらなくてはいけないが、やるタイミングは自分で決めることができるもの」だと思ってください。
たとえば買い物や、旅行の予約、仕事関連でいえば、来週の会議のために資料を集めておく、などです。
対して、「いつやるか」ということまで決まっている要件に関しては「スケジュール」と呼ばれます。
さて、このタスクですが、やる時期を柔軟に決めることができるがゆえの落とし穴もあります。それが何かというと……
タスクの先送りは誰もがやってしまいがち
それは、タスクを「ついつい先送りしてしまう」ということ。
「スケジュール」でその日の持ち時間を使い切ってしまったり、どうでもいいようなタスクを優先してしまい、肝心の「本当にやるべきタスク」がその日のうちにはできない、ということも多々あるものです。
そこまではいいのです。タスクはタスクであるがゆえに、まだ実施するチャンスはありますし、本当に重要なことを優先しておこなったのであれば、それは実に誇るべきことです。
そのまま忘れてしまうと……
しかし、そのままタスクを忘れてしまうなどはもってのほかです。最低限、「できなかったタスクはほかの日に必ずおこなう」ということは徹底しなくてはなりません。
ひと工夫が必要です
ただ、忘れなくてはいい、というものでもありません。
たとえば「飲み会の幹事の仕事を進める」などの、込み入っていて多くの人の間に立って調整をしなくてはならず、そしてそれほど気の進まない作業に関しては、スケジュール帳の翌日の欄に「そのまま転記」するのは危険です。
なぜか、といえば、明日の自分も今日の自分と同じように、きっとそのタスクには尻込みするということがわかりきっており、そのため、彼女あるいは彼（明日の自分）がもっとそのタスクにとりかかりやすくできるよう、ひと工夫してあげる必要があるのです。
そんなときは分解しよう
今日できなかったタスクをスケジュール帳の翌日の欄に転記する際に、いったいどんなひと工夫を加えればいいというのか？
それは「分解」です。
たとえば「飲み会の幹事の仕事を進める」であれば、最低限、
・参加者の把握
・一人あたりの予算を決める
・お店の予約
・決定した事項を参加者に連絡する
くらいまでは分解しましょう。
実際に実行することを考えると、これでもまだ大ざっぱすぎるくらいですが、しかし、「飲み会の幹事の仕事を進める」よりはなんとなくそれぞれのタスクがイメージでき、とりかかりやすくなりますよね。
このようにすることで、翌日の自分は「ひとまず参加申し込み締切をいつにするか決めて、メールで参加者を募るところまではやるか」と、重い腰も若干、上げやすくなるのです。
これを毎回おこなえば、面倒なタスクでも比較的、楽に終わらせることができるでしょう。
居残りタスクを防止しよう
もちろん、タスクを分解すればするほど、スケジュール帳には収まりきらなくなってきますので、ひとつの目的（ここでは「飲み会の幹事の仕事の完遂」）を達成するための一連のタスクをまとめた「プロジェクトページ」を手帳のなかに設けるのもおすすめです。
ページ数を手書きでも何でもよいので書き込み、スケジュールの欄からリンクを貼ることで便利に使うことができます。
これで居残りタスクとさよなら
このように、「タスクを転記するときは分解する」という方法を徹底することで、ついつい先送りしがちな面倒なタスクも、いつのまにかやりとげることができるはずです。
トム・ヤムクンでした。
