システム手帳はシステム手帳で使い所があるな、と思った話（１）
湧き上がるシステム手帳欲
僕はシステム手帳にはここ数ヶ月、懐疑的でした。
手帳といえばトラベラーズノート・レギュラーサイズをメインのノートとして、そして同じくパスポートサイズをスケジュール帳兼タスクノートとして使ってきました。
しかし、ここへ来て急に――まるで清涼殿落雷事件後の菅原道真のように――僕のなかでシステム手帳の復権の動きが高まりつつあります。
今日はそのことについてお話しましょう。
僕が、システム手帳を使いたい欲をムラムラと湧き上がらせているのは以下のような場合です。
仕事中の、その日のうちに完了するタスクを書く
僕がいま就いている職種の性質上、あるタスクを翌日以降に持ち越す、とか、長期的な計画を練って仕事をする、という場面はほとんどありません。
その意味ではスケジュール以外のことに「手帳」を使う必然性は低いのですが、悩みどころは「数分間などの限られた時間」のなかに複数のタスクを同時にこなさなくてはならない場合がある、ということ。
すこし具体的に言うと、
・1日のうちのある時刻になったとき、現れるお客さんになにか伝達事項をし、
・なおかつ、それから数分以内に現れる同僚に頼み事をし、
・一方で上司から頼まれた雑用をこなし――
といった場面がよくあるのです。
まるでサッカーと野球の試合に同時に出ているみたいに、複数の情報を瞬時に判断しなくて行動しなくてはいけませんし、各タスクの詳細を短時間に、誤らず実行しなくてはいけません。
そのため、
「Aさんが現れたら」「どんな内容を伝えるのか」
「その間にBさんが来たら」「引き止めておくのかどうか」「それとも可能ならあらかじめBさんに『何時何分のタイミングで待っていて』と伝えるのか」
などの、複数の条件分岐のからんだ一連の行動をしなくてはいけないわけです。
従来のメモ帳だと……
僕は仕事のメモに、片手の手のひらにおさまるサイズのリングノートを使い、不要になったページから切り離して保存用のノートに貼る、という使い方をしていたのですが、これだといくつか困ったことが起きていました。
順にみていきましょう。
検索性が低い
先程の例でいくと、Aさんにおこなう伝達事項と、Bさんにおこなう頼み事はまったく別の案件であることが大半のため、メモ帳の別のページに書かれます。それを、すばやくめくってみつける、という動作も何回かおこなわないといけません。
いかに１日で完結する内容が多い仕事とはいえ、その１日のなかばには10数ページは書いているわけです。その中から、すばやく目的のページを見つけ出すには、なんの索引も付箋もないただのメモ帳では不足です。（現状では、マスキングテープをタグがわりに貼っています）
しかし、システム手帳であれば、似た案件を並べ替えて隣どおしにしたり、まったくバラバラのタイミングで振ってきた複数のページを、使う順に並べ替えておくことで、情報を余すところなく、手間なく活用できます。
保存に手間がかかる
メモ帳を使っている現段階では、そのページを保存するためにセリアの文庫本ノートにマスキングテープで貼り付けています。
しかし、その作業にはかなり手間がかかります。
システム手帳であればご存知のとおり、保存用のバインダーにでもまとめれば数秒で保存スタイルが完了です
保存したい情報は書き写す必要がある
複数の日にわたって使う情報は少ないとは言ってもさすがに、今後もずっと使える「仕事のやり方」などの情報はとっておきたいのですが、現在の体制では、「メモ帳」から「仕事マニュアル用の測量野帳」に書き写す、という手間が生じてしまっています。
今後はこの仕事マニュアル的なものも、システム手帳に移行して、リフィルがバインダー間を移動するだけでマニュアルを蓄積していくようなフローを構築したいと考えています。
でも、システム手帳はシステム手帳でどうなの？
一方で、システム手帳には懸念材料もあります。
・保存する際、時系列を保って保存する、ということには注意が必要
・綴じ手帳よりもページが浮きやすく、若干、書きづらい
などです。このあたりは、実際に使用しながら様子をみたいと思います。
さて、今回はここまでににして、次回は、これ以外にシステム手帳を導入しようとしている場面と、その詳細をお伝えしたいと思いますます。
トム・ヤムクンでした。
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