ここぞという時に役立つ、システム手帳ユーザーへのおすすめツール
埼玉県からアニョハセヨ。あなたの街の文系男子、トム・ヤムクンです
今日は「急ぎで複数の案件を同時に片付けなければならない場面」でとっても役に立ってくれる『手帳の臨時作戦本部』の作り方と使い方をご紹介したいと思います
緊急でいろいろやらなくちゃいけない場面
特に接客業などをしている人にありがちなのが、
あっちの人に電話をかけ、こっちの人に指示をして、あのお客さんが来たら応対をしなければならない――
など、1日や1時間といった短い時間のあいだに、複数の案件を片付けなければならない場面です。以前も似たようなお話をしましたね。
僕も1ヶ月に数回はこういう場面に遭遇するのですが、これ、けっこう緊張感を要求されますよね。
あるいは、クレーム対応などの緊急事態において、通常業務も同時に片付けながら、同僚への指示やお客さんとの連絡をしなければならない――といった時もあるでしょう。
こういった時には、「普段使っている手帳では不足」ということが往々にしてあります。
こういう、複数のタスクを短い時間にこなさなくてはいけない場面では、さまざまな情報を一元的に管理し、それを同時に見渡しながらタイミングを見計らってやるべきことをやっていかなければなりません。
そんな時に役に立ってくれるのが今回僕の提唱する『臨時作戦本部手帳』です
『臨時作戦本部手帳』の作り方
この臨時作戦本部手帳をつくる際に必要なものは以下です。
・こういった感じのバインダー
・A4の紙（他のサイズでも可）
・マスキングテープ
・普段使っているシステム手帳のリフィル
作り方を説明しましょう。
何か緊急に対応しなければならない事案が発生したとき、おもむろにバインダーを取り出し、白紙のルーズリーフやコピー用紙を挟みます。
そこに、普段自分が使っているシステム手帳から、その時必要な情報の書いたリフィルだけをこのようにマスキングテープで貼り付けていけば準備はOKです。
使い方
ルーズリーフなどの広い部分にメモをとり、また、やらなければいけないタスクを羅列して消し込みをしていきます。そして、判断を下したり、状況を確認したりするために、貼り付けたシステム手帳のリフィルが効果を発揮してくれる、というわけです。
そのメリット
関連情報を一覧できる
システム手帳にリフィルを綴じたままでは、たとえページが隣り合っていたとしても関連情報を検索するのに、「ページをめくる」というひと手間が必要でした。
しかし、これはバインダーに、重ねることなく貼っていくので、もれなく情報を把握しておけます。いくら緊急事態でも、いえ、緊急事態だからこそ、人は大事な情報を見落としてしまってミスをしまくるものです。
書き写すことなく「いつもの情報」を使える
この手帳（実態としてはバインダーですが）は緊急事態にのみ使用するのがポイント。つまり、緊急事態が発生したらこれを準備して、終息したら分解し、リフィルは手帳に戻す、ということをやるわけです。
また、いつものシステム手帳のリフィルをただ外して貼るだけで、緊急事態用のバージョンとして使えるというのがこの臨時作戦本部手帳のメリットです。
言うまでもないことながら、クレームの処理に追われているときに重要な情報を探し出して書き写すような時間はありませんもんね。
準備に手間がかからない
そもそも事務職とか、それに類する仕事なら、バインダーの1つや2つは職場に常備されているのではないでしょうか？
そうでなくても、100円ショップで購入することができます。
そして、もちろん紙切れ1枚もない、という職場も、ペーパーレス化が相当進んでいない限りはないでしょう。つまり、ふだん身の回りにあるものや、簡単に常備にしておけるものを活用して、いざというとき役に立ってくれるのがこのツールなのです。
これまで、緊急事態やクレーム対応などの差し迫った場面で、手帳の限界を感じていた方や、クレーム対応しなくてはいけない場面によく遭遇する、という方は、ぜひ試してみてください。
トム・ヤムクンでした。
