タスク管理アプリとしてのグーグルキープ

みなさんこんにちは。あなたの街の文系男子、トム・ヤムクンです。

前回、無料で使えるメモアプリ「Google Keep」がいかに素晴らしいのかをお伝えしましたが、今回はその続きです。

このGoogle Keepを使用したタスク管理法に関してお伝えしていきます。

Google Keepは前回も書かせていただいたように、動作が軽く、さらに複数のタグをつけてメモを管理できるのが特徴です。これをフル活用すれば、有能なタスク管理アプリとしても使うことができます。

手順その1:メモをとる
グーグルキープでメモをとるときは、スマホの待ち受け画面に設置したウィジェットの「＋」ボタンをタップするのがもっとも手軽です。

僕の場合、グーグルキープとは別に、紙のメモ帳に手書きでとったメモもあるので、それもグーグルkeepのメモとして1日1回、転記しています。

手順その2：分類する
1日に1度、グーグルキープ内のメモを整理する時間を設けており、そこで溜まったメモを以下のように分類していきます。
・今すぐに対応が必要なものは「今やる」タグに分類しすぐに実行する
・今日中に対応が必要なものは「今日やる」タグ
・時間が決まったものはリマインダー
・第2領域は「第2領域.分類する」のタグ
・「第2領域.分類する」を「今やる」「今日やる」「第2領域.次にやる」「第2領域.いつかやる」のそれぞれに分類
ちなみに「第2領域」というのは、急いでやる必要はないけど、やってくと、のちのちよい効果をもたらす重要なタスクのことす。「転職のための勉強」とかがこれにあたります。

手順3：タスクを実行する
・「今やる」タスクのみをひたすらやる
・終わったらそのメモから「今やる」タグを外す
・「今日やる」タスクからひとつを選び、それに「今やる」タグをつける
・それを実施する

以上を繰り返し、1日のうちに「今日やる」タスクがなくなるのを目指すことになります。

僕の場合、第2領域のタスク、アイデアはとめどなく生まれ続ける傾向にあるため、実行するものは厳選する必要があります。

ポイント
・「今日やる」で、目移りをふせぐ
タスク管理の最大の障害は、「次に何をやればいいのか」と悩むことではないでしょうか。

1度に費やす時間は少ないように思えますが、次のタスクに取り掛かる前に毎回、このプロセスを踏んでいると、それは膨大な時間を奪っていくことになります。

そして、本来はタスクの実行そのものに割かれるべき思考力を無駄遣いする、という意味でもよろしくありません。

「今やる」のタグがついたものだけに常に集中する→それが尽きたら「今日やる」タグのついたものからひとつを選び、それに「今やる」タスクをつける
というのを繰り返せば、迷う時間を最小限にしてスムーズにタスクの実行そのものに集中できることになるのです。

第2領域もクラス分けする
僕は第2領域のタスクを以下のように3種類のタグに分けて管理しています。
・「第2領域.分類する」（下記ふたつのどちらかに分ける。その精査の過程で削除することもある）
・「第2領域.次にやる」（優先度1）
・「第2領域.いつかやる」（優先度2）

だいたい、第2領域のタスク・アイデアはとめどなく生まれ続ける傾向にあるため、実行するものは厳選する必要があるります。

優先度とは別に「買い物」「家でやること」「奥さんと話し合うこと」などカテゴリ分けするものもありますが、「買い物」リストなど以外はこのステータスタグと重複させることが多いです。

たとえば「引っ越しの準備」というメモがあったとしたら、〈家でやること〉〈第2領域.次にやる〉の2つのタグがつく、といった具合です。

さらに、毎日、タスクを精査する段階で、ここに〈今日やる〉タグが加わり、その当日のある段階で〈今やる〉タグが加わって、実行される、という流れになっています。

というわけで今回はトム・ヤムクンがGoogleキープを使用して実施しているタスク管理法をお伝えしました。便利なタスク管理ツールをお探しの方は、ぜひ一度試してみてください。

トム・ヤムクンでした。