多くの顧客管理が必要な人に マルチタスク対応のトムヤム式手帳（1）
たくさん顧客がいて情報が混乱しちゃう
あなたの街の文系男子、トム・ヤムクンです。
今日は僕の開発した、超便利な手帳についてお話したいと思います。
接客業をしている方に多いと思うのですが、多くの顧客の情報を一元管理したいときってありますよね。
私は塾の講師をしていた時期があるのですが、たくさんの生徒のテストの日程や、個別の生徒に対してそれぞれ、おこなわなくてはいけないタスクなんかを管理するのがひと苦労でした。
このような悩みは、営業職の方など、多くの顧客と継続的に、密にかかわる職種の方が、多かれ少なかれ抱えているものだと思います。
「相手がいるときしかできない」というボトルネック
また、「その場に相手（顧客である生徒）がいないと進まないタスク」も多いのです。なのにそれをうっかり忘れていると、
「ああ、『次の授業に学校の教科書持ってきて』って伝えなきゃいけなかったのに……」とか、
「このまえお休みになっちゃた分の授業をテスト前にスケジューリングしなきゃいけなかったのに……」とか、生徒が帰ってから気づくわけですね。
逆に、生徒がふいに自習にやってきたときに（自習室は予約とかなしに勝手に利用できるので、彼らが来ることをこちらは予測できない）、
「この子に伝えなきゃいけないことってなんだっけ……」
と頭のなかで逡巡しながら、ひとまずその子が髪を切ったことをイジり倒してうざがられるしかない、ということもしばしばです。
タスクを実施できるチャンスを逃してしまっているわけですよ。
生徒ごとに分けてタスクを書けばいいじゃない
そのための非常に単純な解決策が、「タスクを生徒ごとに分けて書く」ということです。すなわち、生徒Aのページ、生徒Bのページ、生徒Cのページ、というのを個別に作っておけば、その生徒に会った際にそこを見るだけで、必要なタスクをまとめて把握できるのですね。
それで済めば話は簡単なのですが、「読むとき」はいいとしても「書くとき」はどうでしょう？
タスクの発生は、もちろん「読みたい順」に起こるわけではありません。
保護者さんから電話がかかってきて「来年の英検を受けさせたいので、半年後から授業のなかでその対策をしてくれないか」と相談を受け、「Aさん、英検の対策」と手帳に書き留めたたあとに、今日の授業の内容を塾長から指示されるということは当然、起こります。
そのような「順序をわきまえないタスク」が1日に何十と発生するわけですので、いちいち読む順を意識して書き留めるのは至難の業。この「書く順」と「読む順」の違いを埋めなくてはいけません。
システム手帳のワナ
たくさんの顧客管理をしなくてはいけない人は、情報を分けて管理をしなきゃいけないし、すばやくメモし素早く検索をする必要がある――そのためのツールとして便利なのがシステム手帳です。
これはページの順番を、書いた順にかかわらず差し替えることができるので、一見、非常に便利ですよね。
ただ、システム手帳の難点は、ページごとの差し替えが可能であるがゆえに、何をどこに書いたかわかりづらくなってしまう、ということです。
このことがシステム手帳のせっかくの検索性の高さを半減させてしまっているのです。
これがその便利なやつ
そこでご紹介するのがこの手帳です。簡単にその特徴をご紹介します。
1.タグでカテゴリを管理
ダイソーのタグシールでカテゴリを分けています。用意しているカテゴリは、
・1ヶ月分のスケジュール（1日見開き2ページのデイリー・バーチカル）
・顧客（イコール生徒）ごとの情報をまとめるページ
・顧客別の情報以外の情報（社内のシステムの使い方や、全生徒に一律でケアが必要な事項など）
です。
2.インデックスページで小カテゴリを管理
タグシールを貼ったページには、1行に1個の小カテゴリを設けています。そして、ミニフィルムふせんで、その小カテゴリに該当するページにジャンプできるわけですね。これによって、綴じ手帳特有の「どこに何を書いたかわからなくなる」という状態を解決しています。
もちろん、ページのありかは変わりませんので、システム手帳のようにページを見失う心配もありません。
この手帳のくわしい使い方、そして、どのように書く順と読む順の矛盾を解決しているのか、ということに関しては、次の記事でお伝えしていきます。
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