紙のスキャンとか分類とかをやめた話

みなさま、日々のお仕事おつかれさまです、トム・ヤムクンです。

今日は僕が普段やっている紙の書類の整理についてのお話です。

という話をすると、「スキャンして紙そのものは捨てろって言うんでしょ」みたいに思われるかもしれませんが、今回はそれとは逆で、「書類のスキャンも、分類さえもしないでお手軽に整理しよう」というお話です。

紙をスキャンすることの有用性

紙というのは重いし、かさばるし、管理するのがなかなか大変です。

千数百年前はこれが紙ではなく木簡とか竹簡で、さらに重く、かさばり、管理も大変だったはずなので、そのころに比べれば紙にまみれて生活する我々はまだ恵まれているほうかもしれません。

先人たちに感謝してありがたく紙を使いましょう。ペーパーレスなんて贅沢です……というわけではもちろんなくて、僕も基本的にはペーパーレスに大賛成の人です。

ペーパーレス化をきちんとすれば、自分がこれまで入手したありとあらゆる書類や書籍に、出先からでも簡単にアクセスできてしまいます。

また、家やオフィスの場所をとらない、というのもペーパーレス化のいいところですよね。大量の顧客情報などを紙で管理している企業はまだまだ多いと思います。書類をデジタル化してそのぶんのスペースを削減できたら、ちょっと狭くて家賃の安いオフィスに引っ越すことだって可能かもしれません。

あまりにも煩雑

しかし、です。このペーバーレス化は現代の技術や社会状況では、かなり手間のかかる行為です。

もしあなたが大企業の経営者だったとしたら、社内や取引先とかに呼びかけていっさいのやり取りから紙を締め出すことも可能かもしれません。

しかし、そうであったとしてもいち個人として、役所やお店から送られてくる郵便物、届け出に使う紙の書類などからは逃れようがありませんよね。

ましてや、経営者でもなんでもない大半の方は、社内でペーパーレス化を呼びかけても無視されるか鼻で笑われる場合の方が多いでしょう。

つまり、こういうことです。我々がペーパーレス化をしようとしたら、手元に届く段階の書類に関してはやはりそれが紙であることを受け入れるしかなく、手元で蓄積、運用する段階のものをデータ化するのが関の山である。

手に入る書類のすべてをデータ化したくても、実際のところ、捨ててはいけない書類も多いですし、スキャンしても使わない書類も多いです。スキャンの作業じたいもなかなか手間がかかりますよね。

すべてを、分類せずに紙のファイルに保存することにした

そこで僕が最近、やっているのが「スキャンも分類もせずに、すべての書類を紙のバインダーに綴じておく」というものです。

ここに綴じる書類は

・公共料金の請求書

・役所から届いた書類

・電化製品などの取り扱い説明書などですが、これらに限ることなく、とにかく紙の書類はすべてここに綴じるようにしています。もちろん、絶対に買わない商品のDMとか、チラシのたぐいは迷わずゴミ箱行きです。

この方法の効果

・「この書類をどこにしまっておこうか」と悩む必要がなくなった

・スキャナを取り出す回数が減った

・「上記の作業が面倒くさいがゆえに、書類がいつまでもインボックスに滞留している」ということがなくなった

というわけで、むしろペーパーレス化を停止することによって大きなメリットが得られるようになったのです。

となると気になるのは、「じゃあ結局、そのぶんのスペースが取られるわけでしょ？」ということなのですが、これに関しては今のところ、紙バインダー3冊分くらいを立てて置くだけで済んでいますので、そこまでの痛手ではありません。

おそらく1年に1回など、まとめて処分する機会を設けなくてはいけないと思うのですが、「書類を入手するたびに分類、スキャンし整理する」という手間にくらべたら格段にラクかと思われます。

またこの件で何か進展があったらお伝えします。トム・ヤムクンでした。