Evernoteを大整理して使いやすくしてみた件
こんにちはこんにちは世界の国から。トム・ヤムクンです。
今日は Evernote の大整理をしたので、そのレポートをしたいと思います。
Evernoteは、言わすと知れた大好評のメモアプリ。テキストはもちろんのこと、画像や動画、音声なども取り込むことができ、それをマルチデバイスで閲覧することができますので、非常におすすめです。
トム・ヤムクンはこれまでEvernoteをどう使ってきたか
まずこれまで僕はどう Evernote を使ってきたのかをご紹介しましょう。
このブログをご覧いただければ分かるように、僕は手帳ジプシー。いろんな手帳を試しては、また別のものを試したくなるというやっかいな性癖の持ち主なのです。
Evernote の使い方に関しても、タグをカテゴリ代わりにしたりなど様々なジプシー行為を繰り返してきました。
そのせいで Evernote の中はごちゃごちゃになっています。現在5万近くのノートがあるのですが、過去のノートが埋もれてしまったりして、十分に活用できているとは言い難い状況です。
そしてよく使うノートを集めた「スタック」はかなり整理されているのですけれどもそれは一部分で、そうでないものも混在している状況です。
またあまりに古いものに関してはもう使わない前提で「〜2015年までのノートのアーカイブ」などのスタックに入れてあります。
ただその分け方もそれほど厳密ではないので使いづらくなっていました。
では今回どのような大整理をしたかという話ですが、いくつかのスタックを中心に運用していくシステムにしましたので、それらの使い方をご説明していきます。
inboxのスタック
Inboxのスタックは、タスクの種類ではなく機能ごとにノートブックを設けているのがポイント。ちなみに、「スタック」というのは
ノート＞ノートブック＞スタック
といった感じで、個別のメモやファイルを収めておく「ノート」がまずあり、それらをひとつにまとめた「ノートブック」を、さらにまとめるものです。
たとえば
〈来月の旅行〉
のスタックのなかに
●契約書
●旅先で行きたいお店
●スケジュール
のノートブックがあり、
さらに「旅先で行きたいお店」のノートブックのなかにホテルのホームページのクリップや、よさげなお店の地図などが書かれた「ノート」がある、というイメージをしていただくとわかりやすいでしょう。
そして、僕はまず「インボックス」のスタックを設け、その中に以下のノートブックを入れています。
●未読
●使う
●読む
●保存する
●アイディア
●使わない
カテゴリによる分別はここではしていません
インボックス以外のスタック
しかしこれらはあくまでもインボックスです。特に「inbox」スタックの「使う」ノートブックには、来月の確定申告で使うものと、来週の仕事で使うものと、半年後の旅行で使うものがひとまとめに入っています。ですから定期的にメンテナンスをして、中身をしかるべきノートブックに振り分けなくてはいけません。
では、いったいどこに振り分けるのか、というと、それがinbox以外のスタックです。
inbox以外には、
〈使う〉
〈読む〉
などの「スタック」があります。
さきほど、inboxのスタックにも「使う」「読む」の「ノートブック」があると書きましたが、どうしてこれらをノートブックのスケールとスタックのスケールで二つ用意するのかと言うと、やはりこれは分別にかかる手間の問題でしょう。
Evernote にノートが新たに作られた時、それらはまずinboxに入るわけですが、できたらその場で分別した方があとあと便利ですよね。でないとinboxがあっというまにいっぱいになってしまいます。
ただカテゴリごとに分別すると手間がかかるため、ひとまずは直感的に「すぐ使うか後でチェックすればいいか、あるいはただこのニュース記事を読みたいだけか」などといった観点で分類していくわけです。
同じようなカテゴリにいくつものノートができる局面は当然、訪れます。
たとえば「旅行をしよう」と友人と約束したときは、「旅行に行く」というメモ書きを「使う」ノートブックに入れておけばすみますが、きちんとした計画を立てていくにしたがって、「契約書」、「旅先で行きたいお店」、「スケジュール」とノートブックを独立して立てたいときがやってきます。そういった局面に対応できるのが、このシステムなのです。
大規模なカテゴリのスタック
さて次のスタックは 「大規模・長期的なカテゴリのスタック」です。
僕の場合は、小説、ブログなど、長年にわたって取り組んでいることに専用のスタックを割り当てています。
例えば小説であれば一つのノートブックに一つの作品、という感じです。
今年の確定申告などであれば、せいぜい一か月で終了するので一つのノートブックで十分なのですが、長年同じことをするのであれば専用のスタックがあった方が便利です。
使わなくなったもののアーカイブ用スタック
そして最後に「過去の使わなくなったノートブックのアーカイブ」です。
以前の自分のEvernote体制でも利用していたのですが、今回もこれを継続して実施することにしました。
ひとまず
〈2014年までのアーカイブ〉
〈2015年のアーカイブ〉
〈2018年までのアーカイブ〉
などのスタッフを作り、もう使わないものはそこに放り込んでいます。
新しいEvernote体制の運用方法
ノートの流れ
先ほどもちらっと書きましたが、新しいEvernote体制では、発生したノートを
１．ひとまずインボックスに入れます。
webページのクリップなどもここに入ってくるので、必然的にここには新しいものがどんどん溜まっていくことになります。
２．それをinboxスタック内の「すぐに使う」「保存する」「読む」ノートブックなどに入れていきます。
一日に一回はこの作業をおこなうのが理想です。
３．ノートの多いカテゴリのものは、専用のノートブックを作る
「このカテゴリのものはたくさんノートが発生するな」と思ったら、それをノートからノートブックに昇格させ、専用のノートブックを設けるわけです。
タグについて
以前、僕はタグをノートブック的に使っていたことがありました。
つまり、旅行に関するものには「旅行」のタグ、確定申告に関するものは「確定申告」のタグをつけ、それで分類をしていたわけです。
タグのほうがノートグブックより多く階層を作ることができるのでこのような構成にしていたのですが、いつのまにかひとつのノートに様々なタグが付いてしまい、混乱を招くことになります。
このタグはこれから、徐々に補助的な利用のみに限定していき、「家族」のタグが付いたものは家族のノートブックを作ってそこに移行させていきたいと思います。
ただ、あまりにも量が膨大なので、これは気が向いた時に徐々にやっていくという体勢をとります。（そのため、何年もかかりそうです）
以上、トム・ヤムクンが新たに整えたEvernoteの体制の全容をお送りいたしました。
これによって、なるべく少ない労力でEvernoteを管理することを目指しています。また進展があったらレポートしたいと思います。
トム・ヤムクンでした。
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