仕事の指示の方法に悩んでいるあなたへ 部下・後輩をうまく使う指示の仕方
みなさんこんにちは、あなたの街の文系男子、トム・ヤムクンです
いつもはシステム手帳とかトラベラーズノートモレスキンやなんかの手帳ネタを多く書いているのですが、今日はちょっとそこから離れて「新人や後輩、部下の指導」に関するお話をしたいと思います
例えば管理職などでなくとも後輩を指導する機会があるという方は多いと思うのですが、その時ついついやってしまいがちなのが「相手にやってほしいことだけを簡潔に伝える」ということです。
もちろん簡潔であることは情報伝達の要です。それ自体は必要なのですが、そこにひとつ付け加えて欲しい情報があります。
それはその人にこれからやってもらう仕事が「全体の中でどのような意味を持つのか」という説明です
実はこれをやるとやらないのでは仕事の出来にけっこうな違いが現れてくるのです。
「全体のなかでの意味」を伝える意味
その人の仕事が全体の中でどのような意味を持つのか説明するメリットは主に二つあります
モチベーションのため
現代の新入社員や若い労働者というのは、とにかく「自分のやっていることにどのような意味があるのか」ということをお仕事の場面で重視します。「それ意味あるんすか？（笑）」という新人のひとことに、アッパーカットを食らわせたくなったという経験をもつ方も多いのではないでしょうか？
例え話をしましょう。
上司が砂浜に、ある新人を連れて行って、以下のような指示をするとします。「ここに深さ1mの穴を掘れ。掘れたらまた埋め戻せ。それを10回繰り返せ」これだけでは絶対にモチベーションが上がりません。どう考えても「穴を掘ってまた埋め戻す作業」なんて全然意味がなく、誰の幸せにも会社の利益にも貢献しないことはわかっているからです。
しかしこのような説明を付け加えたらどうでしょう。
「わが社は砂浜での建築作業の検証のため、手を加えないそのままの砂と、掘って埋め戻して柔らかくした砂の間で、建築物の耐性としてどのような違いがあるかということを調べる必要がある」
まあリアリティの問題はあるとしても、これが嘘のない、全くの真実なのであればかなりモチベーションが上がるのではないでしょうか
このように、その仕事はどんな意味を持つのかと説明することは相手のモチベーションを上げる上で非常に重要な役割を果たします。
適切な力の入れ具合を伝えるため
例えばあなたが新人に、あることに関する何かしらの調査を依頼したとします。それはあなた自身が自分の仕事のために、あくまで参考資料として知りたい、ないならないで構わないという程度のものであったとしましょうしかし新人は気合を入れて何千ものサンプルを調べ上げ、発表用にパワーポイントでプレゼン資料まで作ったりして、かなりの時間をかけてその仕事を仕上げましたあなたの求めるアウトプットの形はあくまで純粋なメモ程度でざっくりと「aよりもbの方が多い傾向にある」ぐらいの口頭伝達でよかったのに、これでは新人を無駄に働かせその他にできたはずの仕事ができなくなってしまうという事態が引き起こされています
これはひとえにアウトプットの形を伝えていない、ということが原因です。
社長に提出する資料なのか、先輩であるあなたが、あくまで参考のために使いたい調査なのか、ということは、「アウトプットの形にどこまでこだわったらよいか」という問題に直結します。そこで、仕事を依頼する際にこれをきっちり伝えることで、無駄な努力や時間の浪費、あるいは逆に不満足な出来を防ぐことができる、というわけなのです。
それでは、部下や後輩の方にきっちり報・連・相をして、あなたのチームの生産性を上げてください。
トム・ヤムクンでした。
