タスクを書くならノートを閉じるな

こんにちは、あなたの街の文系男子、トム・ヤムクンです。

今日は、ノートや手帳にタスクを書く際の注意点に関してお話をしたいと思います。
タスク専用のノートを用意している人もいるでしょうが、そうでなくても、スケジュールを書く手帳などにタスクを書いている人は多いでしょう。
ちなみに、「スケジュール」と「タスク」の違いは、

　スケジュール→やらなければいけないことで、やる日時が決まっている
　タスク→やらなければいけないことだが、やる日時は決まっていない

という感じです。

すなわち、仕事の予定や誰かと会うアポイントメントなどはもちろんスケジュール、来週のプレゼンのための資料づくりがタスク――という定義に、ひとまずここではさせていただきます。

さてさて、ここでお話したいのは、「タスクを書く以上、ある条件が整うまでは決してその手帳なり、ノートなりのページを閉じてはいけない」ということです。

タスクを書くならページを閉じるな

「ある条件とは何か」といえば、それはもちろん、「タスクが失われない保証ができること」です。

「書いたタスクの実施のメドが立つまでは、それが見失われてしまうような手帳・ノートの扱いは避けるべきですよ」という意味なのです。

具体的には「そこに書かれたタスクが完了していないページは必ずあとから見返して、もれなくタスクが実施できるようにしておいてください」と言い換えることができるでしょう。

「あとから必ず見返す」というと、別に大したことがないように思えるかもしれません。

しかし、たとえばそのタスクには、明日までに実施しなければならないものだって、含まれている可能性があります。さきほどのプレゼン資料の例で言えば、火曜日の朝にプレゼンがあるのに、「その資料を作る」というタスクがあることを月曜の夜まで忘れていたら、もう「終わっている」と言えますよね。

ですから、少なくとも1日1度は、そのとき使っているスケジュールやノートを1冊まるごと見直すことが望ましいわけですが、ノート1冊を隅から隅まで見返す、というのもなかなか手間のかかる話です。

下手をすればその作業が面倒くさいあまりに、手帳を見返す、ということそのものを回避して、タスクをますます見逃し続けてしまうおそれすらあります。

じゃあどうすればいいの？

ではどうすればいいのか？　対策はごくシンプルです。

（スケジュール帳にタスクを書いている場合）その日にタスクを実施しないのであれば、それは翌日以降に必ず転記する

ということを徹底すればいいだけなのです。

すなわち、スケジュール帳の（たとえば）4月1日のページに書かれたタスクを、もしその日のうちに実施しなかったとしたら、とるべき対応は次の2つしかありません。

1. そのタスクを実施する価値がそれほどないのであれば、消してしまう。
2. もし、実施する価値がまだあるのであれば、翌日（4月2日）以降に転記する。

以上の2つしかなく、それ以外はないのです。そして、結果として毎日、その日のページに書かれたタスクは翌日以降には消されていることになります。

これを徹底すれば、その日にチェックすべきページは必然的にその日の日付のページだけとなり、無限にページをめくりつづける不毛な作業とは、おさらばすることができる、というわけです。

そのためのツールや手法について

そのためのツールとして、付箋、あるいは「ページに大きくバッテンをつける」、または「ページの角を切り取る」などのケアが必要です。

手帳で使用済みのページを区別する方法

これをすることで未完了のページを一目瞭然に見つけ出すことができ、「いちいち全ページをめくる」という愚を避けることができます。

タスク漏れを防ぐコツ

以上の内容をみていくと、「なかなか面倒なことをしている」という感じはたしかにあります。

しかし、タスク漏れを防ぐにはこれが必須。大事なタスクを逃してしまい、あとからさらに面倒な思いをすることを避けるための、必要な投資だと 思ってください。

これをシビアに実行する事でより着実に、モレなくタスクを実行することができるでしょう。

トム・ヤムクンでした。

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