タスクの実施忘れ防止に　綴じノートの転記が面倒だけど意外な効果もある点

みなさんこんにちは、あなたの街の文系男子、トム・ヤムクンです。

今日は「綴じ手帳・綴じノート」についてお話ししたいと思います。

手帳やノートには、大きくわけて２つの種類があることはみなさんご存じでしょう。

そう、

・綴じ手帳や綴じノート

・システム手帳やルーズリーフ

の２つですね。

この綴じ手帳／綴じノートとシステム手帳／ルーズリーフは、非常に大きく好みが分かれるのではないでしょうか？

僕も以前までは断然、綴じノート・綴じ手帳派だったのですが、近頃はシステム手帳も併用するようになりました。

ページの差し替えができないかわりに、安価で、そして軽量で気軽に持ち運べる綴じノートと、

ページの差し替えをすることで、長期にわたって使うことができ、また、引き継ぎの手間などもいらず、自分好みの手帳を育てることができるシステム手帳。

どちらにも根強いファンがいることと思いますが、今回はあえて、綴じノート／綴じ手帳の欠点についてお話しします。

綴じノート、最大の欠点

綴じノート最大の欠点は何か。

それは、「ページの差し替えがきかない」ということでしょう。

メモをとろうとするとき、「あれもメモしたいしこれもメモしたいけど、ページが足りないからこっちは頭で覚えておこう」というようなややこしいことが起こります。

仮にそれをせず、「いっぱいになったら次のノートを使えばいいや」と割り切った場合でも、書いた内容によっては、何ヶ月もキープする必要がありますので、こうなると、ノートを何冊も、しかも、それぞれたった1ページのために持ち歩く、ということにもなりかねません。

システム手帳であれば、「必要なページだけを残していらないものは取り外す」ことが可能なわけですから、

それを防ぐ方法のひとつとして「ノートを切り替えるタイミングで必要なページだけ転記する」という方法がありますよね。

しかし、場合によっては引き継ぐべきページがたくさん残っていることも多く、たいした手間です。「転記の必要性」こそ、この綴じノートの最大の欠点といえるでしょう。

しかし、それが逆にメリット

しかし、今回、僕がお話ししたいのは、この「転記の必要性」こそ、じつは最大の弱点でありながら最強の長所であるともいえる、ということです。

なぜなら、転記という作業をきっちりすれば、ノートの内容の鮮度を高いままで保つことができ、また、タスクの実施忘れを防ぎ、記憶の補強にも使うことができるのです。

順にお話ししましょう。

ノートの内容の鮮度を保つことができる。

ノートの内容の鮮度を保つ、とは、「ノートに書かれている内容を最新の、真に今後の自分が必要としている状態に保つ」ということです。

綴じ手帳であれシステム手帳であれ、その内容はほぼ確実に「もう使わなくなった不要な内容」と、「今後、必要な内容」の両方が混在していることでしょう。

●綴じ手帳における不要なページの区別

綴じ手帳は、ページの差し替えができないため、たしかに短期的にみればこの区別がよりつけづらくなっています。

あえて、不要になった内容を必要な内容を区別したければ、ページの端を切り取るとか、大きくページ全体に×をつける、などの工夫が必要でしょう。

●システム手帳における不要なページの区別

システム手帳は、ページの差し替えができるために不要な内容をどんどん捨てていけるのですが、それでも、定期的に不要なものと必要なものを見分ける作業が必要とされます。これはけっこう面倒くさいものですし、こう頻繁にページの差し替えをしていては、「本当は必要なページなのに、間違えて捨てちゃった」ということが起こるリスクさえあります。

そこで、綴じ手帳がいっぱいになって、代替わりするタイミングで必要なもののみを次に引き継ぐ、ということにすれば、手間ではあるものの強制的に、しかも、最低限の回数でページの内容を次の手帳に引き継ぐことができる、というわけです。

タスクの実施忘れを防ぐことができる

この綴じ手帳／綴じノートの引き継ぎ作業には、このほかにもメリットがあります。上記の内容をふまえて転記作業をすると、言わずもがな、同じページを

・書く時

・転記するとき、あるいはその必要性を判断するとき

の、2度、見ることになります。

ノートや手帳には、しばしば、自分がこれから実施しなくてはいけないタスクがたくさん書かれているもの。あえて「タスクをこのノートにまとめよう」と考えてはいない場合であっても、たとえば会議の議事録には、「イベントの本番のタイムスケジュールを作成する」「会議に出席していないAさんにこの議事録を渡す」などのタスクが書かれていることでしょう。

そのようなタスクを、書きっぱなしで埋もれさせてしまう、という事態は、どんな種類の手帳であれ起こりえます。

そこで、このように引き継ぎ作業によってページを強制的に「最低2度」、見るようにすれば、「あ、あのタスクを実施するのを忘れてた」という気づく場面があるでしょう。そこで実施漏れを防ぐことができる、というわけなのです。